退社した従業員のアカウントはどうするといい？

退社した従業員のアカウントはどうするといい？

退社した従業員のアカウントのおすすめの対応例を紹介します。
あくまで例のため、御社の判断で対応をご検討ください。

キャスタイムでは一度作成したアカウントを削除することはできないため、普段は非表示になるよう設定しておくことをおすすめしています。
具体的にはマスターで以下のような設定の切り替えを行います。

ユーザー設定にて「表示」の設定を「隠しユーザー」に変更

ユーザー設定にて「表示」の設定を「隠しユーザー」に変更することにより、マスターの各画面でのユーザー選択や、マネージャーでのグループ打刻などで対象アカウントが表示されなくなります。変更後は右上の確認⇒保存を忘れないようにしましょう。
再度アカウントの確認をしたい場合は、マスターの各画面でのユーザー選択の「表示」の絞り込みから「隠しユーザー」を表示させることで確認できます。

ユーザー設定にて「退社日」の設定を入力

退社日の設定を入力しておくことによってスタンプで、退社日以降の日付などが表示されなくなります。
マスターの社員ヒストリーからも退社日を確認できます。

ユーザー設定にて「パスワード」の設定を変更

退社した従業員の操作を防ぐには、ユーザー設定にて「パスワード」の設定を変更してください。

グループ管理で「退社済」のグループを作成、アカウントの所属グループを「退社済」に変更

「退社済」のグループにアカウントを所属させておくことで、後で退社したアカウントをまとめて確認しやすくなります。グループ自体も普段は表示OFFにしておき、確認する際に表示ONに切り替えると良いでしょう。

Tips:使わなくなったアカウントにも支払いが発生するの？
お支払いはアカウントごとに打刻が行われた月にのみに発生いたします。
使わなくなったアカウントにはお支払いが発生しません。
従業員の入れ替わりが激しい現場に優しい料金設計となっています。